Yleistä tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä

Opinsys Oy käsittelee toiminnassaan henkilötietoja tuottaessaan palveluja asiakkailleen (pääasiassa kuntia ja oppilaitoksia). Tässä dokumentissa kuvataan yleisiä henkilötietojen käsittelyn perusteita ja käytäntöjä Opinsys Oy:n palveluissa. Palvelukohtaiset tarkentavat kuvaukset löydät tämä dokumentin lopusta.

Opinsys Oy toimii asiakkailleen henkilötietojen käsittelijänä sopimuksiin perustuen. Asiakasorganisaatiot toimivat itsenäisesti rekisterinpitäjinä käyttämiinsä palveluihin.

Henkilötietojen turvallinen ja luottamuksellinen käsittely on meille tärkeää ja kunnioitamme siihen liittyviä jokaisen perusoikeuksia. Noudatamme sidosryhmiemme tietojen käsittelyssä lainsäädäntöä (GDPR), määräyksiä ja hyviä tietojenkäsittelytapoja.

Rekisteröidyn oikeus tietää tietojensa käsittelystä

Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä.

Kaikki tietopyynnöt tulisi osoittaa ensisijaisesti rekisterinpitäjien tietosuojavastaaville, jotka yhdessä Opinsys Oy:n kanssa vastaavat niihin.

Voit olla Opinsys Oy:n palveluihin liittyen yhteydessä asiakaspalveluumme (tuki@opinsys.fi, 014 4591624), josta voimme ohjeistaa ja avustaa eteenpäin oikean tietosuojavastaavan yhteystietojen löytämisessä.

Tietosuojaloukkauksista ja -haavoittuvuuksista ilmoittaminen

Voit raportoida havaitsemasi tietosuojaloukkaukset ja -haavoittuvuudet suoraan Opinsys Oy:lle asiakaspalveluumme (tuki@opinsys.fi, 014 4591624) ja ryhdymme tarvittaviin toimenpiteisiin niiden selvittämiseksi ja torjumiseksi.

Tietojen säilytys ja suojaus

Kaikki asiakastiedot sekä näiden tietojen ja käyttäjien tiedostojen varmuuskopiot sijaitsevat Suomessa, Opinsys Oy:n sopimuskumppanin korkean tietoturvatason palvelinkeskuksessa.

Järjestelmään tallennettuihin henkilötietoihin on pääsy Opinsys Oy:n asiakaspalvelun työntekijöillä sekä rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä (esimerkiksi järjestelmän pääkäyttäjänä toimivat opettajat). 

Pääsy rekisterin tietoihin on suojattu käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla.

Palvelimemme sijaitsevat korkean fyysisen suojaustason konesalissa. Niiden  pääsyoikeudet ovat tarkoin hallinnoituja ja ne on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. 

Käsittelyn kohde ja kesto

Henkilötietoja voidaan käsitellä niin kauan, kuin käyttäjä on koulun oppilaana tai kuuluu henkilökuntaan. Rekisterinpitäjä vastaa tietojen ajantasaisuudesta ja poistamisesta. Mikäli käytössä on henkilötietojen automaattinen synkronointi oppilashallintojärjestelmästä Opinsys Oy:n käyttäjien hallintajärjestelmään ja rekisterinpitäjä ei anna asiasta muuta ohjeistusta, suoritetaan poistuneiden henkilöiden tietojen poistaminen automaattisesti aina seuraavan lukuvuoden alussa. 

Käsittelyn luonne ja tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkaan käyttöön ottamien Opinsys Oy:n palveluiden toimittamiseksi sekä näiden palvelujen käyttämiseen liittyvän viestinnän toteuttamiseen.

Palveluun liittyen henkilötietoja voidaan käyttää seuraavasti:

• Järjestelmässä ylläpidetään henkilötietoja käyttäjistä, joille on opetuksen kannalta välttämätöntä pystyä kirjautumaan tietokoneille tai muihin asiakkaan järjestelmiin, joihin tunnistaudutaan Opinsys-järjestelmän avulla. 
• Henkilötietoja käytetään tukipalvelujen tuottamiseen asiakkaan käyttäjille. 
• Tiedot voidaan tuoda järjestelmään manuaalisesti tai automaattisesti muista järjestelmistä, kuten oppilashallintojärjestelmästä. 
• Tietoja voidaan muokata manuaalisesti ja välittää edelleen muihin asiakkaan osoittamiin järjestelmiin.

Rekisteröityjen ryhmät

Palvelun loppukäyttäjät, jotka ovat mm. oppilaita, opettajia sekä asiakkaan muuta henkilökuntaa.

Henkilötietojen tyyppi ja käsiteltävät tiedot:

Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot henkilöstä:

• Asiakasorganisaatio
• Sukunimi
• Etunimi
• Käyttäjätunnus
• Salasana
• Sähköpostiosoite
• Järjestelmän uid-numero
• Käyttäjäryhmä
• Käyttäjän henkilökohtaiset laitteet Opinsys-järjestelmässä
• Kotikansion polku
• Puhelinnumero
• Käyttöliittymän kieli
• Rooli (opettaja, oppilas, jne.) 
• Opetusryhmä
• Valokuva
• Tunnisteet oppilashallintojärjestelmässä (esim. oppijanumero, cryptid jne.)
• Henkilökohtaisten tietokoneiden nimet ja tekniset laitetiedot sekä laitetietojen viimeisin päivitysajankohta
• Tietokoneen viimeisin kirjautunut käyttäjätunnus

Rekisterinpitäjä vastaa tietojen ajantasaisuudesta ja paikkansapitävyydestä. Rekisteröity voi itse päivittää seuraavia tietojaan:  

• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Käyttöliittymän kieli
• Valokuva

Järjestelmään voi sopimuksen mukaisesti kuulua tilaajan tiloissa sijaitsevalla palvelimella oleva käyttäjän oma tallennustila. Henkilökohtaisessa tallennustilassa olevat tiedot tuottaa ja niistä vastaa rekisteröity itse. Tiedot on suojattu käyttäjän oman salasanan avulla ja tiedostot varmuuskopioidaan Toimittajan konesaliin. Toimittaja käsittelee Tilaajan henkilötietoja ainoastaan Tilaajan/Rekisteröidyn pyynnöstä esimerkiksi ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi.

Järjestelmän käytöstä kertyy käyttäjäkohtaista ja laitetunnisteisiin sidottua lokitietoa, johon on pääsy ainoastaan Opinsys Oyn:n asiakaspalvelulla. Tietoja kerätään auditointivelvoitetta ja teknisten ongelmien selvittämistä varten. Lokitietoon järjestetään pääsy ulkopuolisille vain viranomaisen pyynnöstä ja lokit poistetaan viimeistään kahden vuoden kuluttua.

Opinsys Oy Koejakaja-palvelun käyttöehdot ja tietosuojaseloste

1. Yleistä palvelusta

Koejakaja (myöhemmin palvelu) on Opinsys Oy:n asiakasorganisaatioilleen tarjoama järjestelmä Abitti-koepalvelimien ja -kokeiden jakoon ja käyttöön.

Palvelun käyttäjät ovat asiakasorganisaatioiden opettajia tai henkilökunnan jäseniä.

Palvelu on käytettävissä ainoastaan niissä asiakasorganisaatioissa, jotka ovat tehneet sopimuksen palvelun käytöstä Opinsys Oy:n kanssa.

2. Palvelun käyttö

Käyttäjät kirjautuvat palveluun henkilökohtaisilla tunnuksillaan (Opinsys-tunnuksilla tai MPASSid-kirjautumisella).

Opinsys Oy käyttää kirjautumisesta saatavia organisaatiotietoja (kaupunki/kunta, koulu, käyttäjäryhmä) palvelun käyttöoikeuden varmistamiseen.

3. Vastuut palvelussa

Opinsys Oy vastaa palvelun teknisestä toimivuudesta erillisten asiakaskohtaisten sopimusten mukaan.

Käyttäjät vastaavat palvelun kautta jakelemiensa materiaalien tekijänoikeuksista.

4. Palvelun rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä

Palvelun rekisterinpitäjä on käyttäjän organisaatio, jolla on sopimus Opinsys Oy:n kanssa palvelun käytöstä. Opinsys Oy toimii palvelussa henkilötietojen käsittelijänä.

Yhteystiedot:

Opinsys Oy
Ylistönmäentie 33 C
40500 Jyväskylä
014 456 1624
tuki@opinsys.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

• Palvelun käyttöoikeuden valvonta
• Palvelun ongelmatilanteiden ratkaiseminen

6. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja palvelussa käsittelevät ainoastaan Opinsys Oy:n henkilökuntaan kuuluvat.

7. Henkilötietojen lähteet

Kaikki palvelun henkilötiedot saadaan organisaatioiden kirjautumisjärjestelmistä.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Käyttäjänimi

Organisaatiotiedot (kaupunki/kunta, koulu, käyttäjäryhmä)

Päätelaitteiden IP-osoitteet palvelun lokitietoihin

9. Evästeiden käyttö

Palvelussa käytetään ainoastaan välttämättömiä teknisiä evästeitä istuntotiedon ylläpitämiseen.

Käyttäjien profilointi- tai analytiikkatietoja ei kerätä.

Opinsys Oy tukipalvelujärjestelmän (Deskpro ja Cuuma) käyttöehdot ja tietosuojaseloste

1. Yleistä palvelusta

Opinsys Oy:n tukijärjestelmä on asiakasorganisaatioille ja muille sidosryhmille tarjottava palvelu tukipalvelun viestinnän ja tehtävien organisoinnin helpottamiseksi. Palvelun käyttäjiäkäyttäjät ovat Opinsysin työntekijät, asiakkaat sekä muut Opinsysin kanssa tukipalvelun kautta viestivät henkilöt. 

Palvelu on ensisijaisesti käytettävissä niissä asiakasorganisaatioissa, jotka ovat tehneet sopimuksen palvelun käytöstä Opinsys Oy:n kanssa, mutta tukipalveluun voi lähettää tukipyyntöjä mistä tahansa sähköpostiosoitteesta.

2. Palvelun käyttö

Palvelua käytetään, joko pelkästään sähköpostiviestien kautta tai halutessaan kirjautumallakijrautumalla tukipalvelujärjestelmään omalla tunnuksella. Käyttäjät kirjautuvat palveluun henkilökohtaisilla tunnuksillaan.

Opinsys Oy käyttää kirjautumisesta saatavia organisaatiotietoja (kaupunki/kunta, koulu, käyttäjäryhmä) palvelun käyttöoikeuden varmistamiseen.

3. Vastuut palvelussa

Opinsys Oy vastaa palvelun teknisestä toimivuudesta.

4. Palvelun rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä

Palvelun rekisterinpitäjä on Opinsys Oy.

Yhteystiedot:

Opinsys Oy
Ylistönmäentie 33 C
40500 Jyväskylä
014 456 1624
tuki@opinsys.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asiakaskontaktien hallinta ja ongelmatilanteiden ratkaiseminenselvittely.

6. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja palvelussa käsittelevät ainoastaan Opinsys Oy:n henkilökuntaan kuuluvat.

7. Henkilötietojen lähteet

• Henkilöt itse
• Julkiset osoitetietolähteet (esim. puhelinoperaattorin numerorekisteri)
• Opinsys Oy:n muut järjestelmät

8. Käsiteltävät henkilötiedot

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Asiakasorganisaatio

9. Evästeiden käyttö

Palvelussa käytetään ainoastaan välttämättömiä teknisiä evästeitä istuntotiedon ylläpitämiseen.

Käyttäjien profilointi- tai analytiikkatietoja ei kerätä.